Urząd Gminy Krzęcin
ul. Tylna 7, 73-231 Krzęcin
  
     szukaj
strona główna | redakcja | rejestr zmian | statystyka | pomoc | administracja  
Biuletyn Informacji Publicznej
   
   
Zarządzenia wójta:
ZARZĄDZENIE NR 154/2010 w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych
poka wszystkie dokumenty

ZARZĄDZENIE NR 154/2010

WÓJTA GMINY KRZĘCIN

 

z dnia 31 grudnia 2010 r.

w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568; z 2004 r. Nr 102, poz.1055 i Nr 116, poz.1203; z 2005 r Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz.1457; z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz.1337; z 2007 r. Nr 48, poz.327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218,  z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458; z 2009 r. Nr 52, poz.420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i poz. 146, Nr 106, poz. 675) oraz art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 18, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020) i Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie ustanowienia standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zarządza się, co następuje:

§1. Określa się zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin w brzmieniu określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy oraz kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych.

§3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2011 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                     Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 154/2010 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 31 grudnia 2010 r.

 

ORGANIZACJA I ZASADY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY KRZĘCIN ORAZ W GMINNYCH JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH

CELE KONTROLI ZARZĄDCZEJ ORAZ ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI

§1. 1. Kontrolę zarządczą i jej cele w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz                  w gminnych jednostkach organizacyjnych definiuje się zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tj. jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza to ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym a wymaganym.

3. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystania środków publicznych, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów: materialnych, finansowych i informatycznych.

§2. 1. Kontrola zarządcza służy realizacji celów w obszarach określonych w art. 68 ust. 2 ustawy, o której mowa w §1, w tym zgodności z procedurami wewnętrznymi.

2. Procedury wewnętrzne zawierają się w następujących dokumentach:

1)     Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Krzęcin (Zarządzenie Nr 149/2010 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Krzęcin),

2)     Zasadach polityki rachunkowości (Zarządzenie Nr 103/2005 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 1 września 2005 r. w sprawie zakładowej polityki rachunkowości),

3)     Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych (załącznik nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 6/2007 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 6 lutego 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową),

4)     Instrukcji w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym, jego inwentaryzacji
i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie (załącznik nr 2 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 6/2007 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 6 lutego 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową),

5)     Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej (załącznik nr 3 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 6/2007 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 6 lutego 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową),

6)     Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (załącznik nr 4 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 6/2007 Wójta                Gminy Krzęcin z dnia 6 lutego 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową),

7)     Instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat (załącznik nr 5 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 6/2007 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 6 lutego 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową),

8)     Instrukcji w sprawie udzielania ulg w spłacie i umarzania zobowiązań podatkowych (załącznik nr 7 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 6/2007 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 6 lutego 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową),

9)     Zakresach czynności poszczególnych pracowników.

§3. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązująca dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:

1)     poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia      realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),

2)     legalność - czyli zgodność podejmowanych działań, dokumentacji i decyzji           z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,

3)     gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych
i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,

4)     celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,

5)     rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.

3. Kontrola zarządczą w szczególności ma na celu zapewnienie:

1)    zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi (działanie i funkcjonowanie Urzędu oparte jest na zasadzie legalności, tj. na podstawie i w granicach prawa);

2)    skuteczności i efektywności działania (skuteczność i efektywność działania                  to wypełnianie celów statutowych w sposób gospodarny);

3)    wiarygodności sprawozdań, w tym publikowania i udostępniania wiarygodnych, aktualnych i dokładnych danych oraz informacji (wiarygodność sprawozdań oraz danych to sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi, wiarygodność sprawozdań to stan, w którym odzwierciedlają one stan rzeczywisty);

4)    ochrony zasobów, poprzez ich użytkowanie w sposób oszczędny i przynoszący pożytek oraz odpowiednie nadzorowanie (ochrona zasobów zapewniona jest poprzez zabezpieczenie wszystkich zasobów Urzędu i udostępnianie ich tylko osobom upoważnionym);

5)    przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania (przestrzeganie                 i promowanie zasad etycznego postępowania dokonywane jest poprzez upowszechnianie i stosowanie zasad zapisanych w „Kodeksie Etyki Pracowników Urzędu Gminy Krzęcin”, stanowiącym Załącznik nr 1 do Organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych);

6)    efektywności i skuteczności przepływu informacji (efektywność i skuteczność przepływu informacji gwarantują systemy informatyczne Urzędu oraz uregulowania wewnętrzne);

7)    zarządzania ryzykiem, związanego z realizacją zadań i osiąganiem celów, również poprzez ciągłe doskonalenie procesów zarządzania.

 

§4. System kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych obejmuje:

1) samokontrolę,

2) kontrolę funkcjonalną,

3) kontrolę instytucjonalną,

4) kontrolę finansową.

§5. 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych bez względu za zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
z posiadanego zakresu czynności służbowych. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania powierzonych zadań.

3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości oraz niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.

4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzje w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.

§6. 1. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów (itp.), których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów.

2. Kontrola funkcjonalna obejmuje okresową ocenę pracownika przeprowadzoną nie rzadziej niż raz na dwa lata.

§7. Kontrolę instytucjonalną wykonują zewnętrzne instytucje kontroli, np. Najwyższa Izba Kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa, wówczas gdy działania kontrolne dokonywane są na zlecenie wójta.

§8. Kontrola finansowa jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:

1)     zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

2)     badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania
i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych.

 

§9. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej oraz procedury kontroli finansowej są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.

§10. 1. Wójt w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.

2. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.

3. Koordynacje kontroli zarządczej prowadzi sekretarz, zwany w dalszej treści niniejszego regulaminu koordynatorem.

4. Koordynator w imieniu wójta sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych gminy.

               §11. Efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania ze strony wszystkich pracowników Urzędu Gminy Krzęcin, jak również pracowników gminnych jednostek organizacyjnych, i obejmuje:

1)       bieżącą identyfikację i ocenę ryzyka prowadzonej działalności, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyka straty materialnej, błędu finansowego, nieprawidłowości, czy nadużyć;

2)       dbałość o zagwarantowanie istnienia odpowiednich mechanizmów kontrolnych;

3)       regularną ocenę skuteczności, celowości i legalności prowadzonych działań poprzez ustanowienie odpowiednich zasad nadzoru bezpośredniego oraz weryfikacji realizowanych zadań.

 

               §12. Na kontrolę zarządczą w Urzędzie oraz podległych jednostkach składają się wzajemnie powiązane ze sobą następujące elementy:

 

1)       środowisko wewnętrzne,

2)       cele i zarządzanie ryzykiem,

3)       mechanizmy kontroli,

4)       informacja i komunikacja,

5)       monitorowanie i ocena.

 

               §13. 1. Środowisko wewnętrzne, stanowi podstawę dla wszystkich pozostałych elementów kontroli zarządczej, na które składają się działania podejmowane w zakresie:

 

1)     przestrzegania wartości etycznych,

2)     zapewnienia wymaganych kompetencji pracowników,

3)     zapewnienia struktury organizacyjnej odpowiadającej celom i zadaniom,

4)     delegowania uprawnień osobom zarządzającym lub pracownikom.

 

2. Wójt oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością, zgodnie z wartościami etycznymi określonymi w „Kodeksie Etycznym Pracowników Urzędu Gminy Krzęcin”.

3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie kontroli zarządczej.

4. Wójt zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników.

5. Praca pracownika podlega okresowej ocenie. Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony pracownika, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy.

6. Szczegółowe zasady przeprowadzania okresowych ocen pracowników określa Zarządzenie Wewnętrzne Nr 70/2010 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 9 lipca 2010 r. w sprawie określenia dokonywania okresowych ocen, okresów, za które jest sporządzana ocena, kryteriów, na podstawie których jest sporządzana ocena oraz skali ocen okresowych pracowników samorządowych.

7. Proces zatrudniania pracowników prowadzony jest zgodnie z trybem i procedurą określoną w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, ze zm.), w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, tj. spełniającego wymagania kwalifikacyjne.

          8. Zakres obowiązków, zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników ustalony przez wójta, sekretarza i kierowników jednostek, sporządza się w formie pisemnej, w postaci karty stanowiska pracy.

          9. Realizacja zadań z zakresu gospodarki finansowej, narażonych w sposób szczególny na występowanie nieprawidłowości, np. udzielanie zamówień publicznych o znacznej wartości, wydawanie decyzji o charakterze uznaniowym, przyznawanie dotacji, itp., podlegają stałemu monitorowaniu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wójt ustanawia odpowiednie procedury w celu wyeliminowania szkodliwych zjawisk.

          10. Zakres upoważnień i pełnomocnictw dla poszczególnych pracowników jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie upoważnienia lub pełnomocnictwa pracownik potwierdza podpisem.

          11. W urzędzie wójt, a w przypadku gminnych jednostek organizacyjnych - kierownik, prowadzi rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.

               §14. 1. Misją Urzędu jest zapewnienie profesjonalnego, rzetelnego                  i bezstronnego wykonywania zadań publicznych samorządu gminnego, określonych w ustawie z 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 ze zm.).

               2. Ogólną wizją działania Urzędu jest profesjonalna administracja publiczna świadcząca lokalnej wspólnocie samorządowej usługi o coraz lepszej jakości.

               3. Celami Urzędu są:

1)       skuteczna realizacja nałożonych zadań,

2)       aktywna współpraca z innymi jednostkami administracji rządowej, samorządowej oraz organizacjami pozarządowymi i prywatnymi działającymi na terenie Gminy,

3)       wzrost satysfakcji klienta poprzez świadczenie usług na coraz wyższym poziomie.

               4. Szczegółowe zadania Urzędu określają:

1)       Statut Gminy Krzęcin, przyjęty uchwałą Nr VII/45/2003 Rady Gminy Krzęcin z dnia 23 lipca 2003 r. (Dz. Urz. Woj. Zacho. Nr 113, poz. 1926 i poz. 1927 oraz z 2004 r. Nr 37, poz. 710);

2)            Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Krzęcin, którego tekst jednolity stanowi załącznik do Zarządzenia Wójta Nr 149/2010 z dnia 20 grudnia 2010 r.

 

               §15. 1. Zarządzanie ryzykiem, ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań Urzędu m.in. poprzez:

1)            sformułowanie misji, rozumianej jako określenie celu istnienia Urzędu,

2)            określanie celów i zadań oraz monitorowanie i ocenę ich realizacji,

3)            identyfikację ryzyka czyli określenia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na realizację założonych celów,

4)            analizę ryzyka, rozumianego jako określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków,

5)            reakcję na ryzyko;

            2. Na system zarządzania ryzykiem składają się następujące elementy:

1)       identyfikacja ryzyka;

2)       analiza ryzyka;

3)       prowadzenie rejestru ryzyk;

4)       reakcja na ryzyko;

5)       nadzór i monitorowanie.

            3. W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie wprowadza się „Politykę Zarządzania Ryzykiem”, stanowiącą załącznik nr 2 do Organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych, która ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań.

 

               §16. Mechanizmy kontroli stanowią efektywną i skuteczną realizację reakcji na ryzyko, poprzez podejmowanie między innym następujących działań:

1)       dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,

2)       nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,

3)       zapewnienie ciągłości działalności,

4)       zapewnienia właściwej ochrony i wykorzystania zasobów,

5)       wdrożenia szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych,

6)       określenie mechanizmów kontroli zapewniających bezpieczeństwo danych
i systemów informatycznych.

 

               §13. 1. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią: regulaminy, instrukcje, decyzje, postanowienia, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, sprawozdawczość wewnętrzna i inne dokumenty wewnętrzne.

               2. Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z dokumentacją niezbędną do wykonywania przypisanych mu obowiązków i uprawnień.

 

               §14. 1. Mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych, o których mowa w §12 pkt. 5, stanowią mechanizmy kontroli finansowej, rozumianej jako cześć systemu kontroli zarządczej, dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem  i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

               2. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia związane z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Operacje finansowe i gospodarcze i inne zdarzenia są bezzwłocznie rejestrowane i klasyfikowane zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi w zakresie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości oraz instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, w szczególności:

 

1)     wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie
z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczegółowymi unormowaniami dotyczącymi poszczególnych zadań;

2)     przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami;

3)     zestawienie wydatków jest dokładne, a wyniki zostały uzyskane z systemów księgowania, które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji
z operacją;

4)     poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych fakturami lub dowodami księgowymi;

5)     wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień publicznych, ochrony środowiska;

6)     monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy;

7)     płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy są dokonywane w sposób prawidłowy
i terminowy.

                   3. Oryginały dokumentów poświadczających wydatki są dostępne przez okres co najmniej 5 lat od daty realizacji.

                   4. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze związane z pozyskiwaniem  i wydatkowaniem środków publicznych zatwierdzane są przez wójta i parafowane przez skarbnika.

                   5. Obowiązujący w Urzędzie podział obowiązków polega na tym, że zadania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych, są rozdzielone pomiędzy różne osoby, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności Skarbnika określonych w przepisach prawa. Podział obowiązków przedstawiają opisy stanowisk. Ponadto ustalono system zastępstw w przypadku nieobecności pracownika.

                   6. Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia są weryfikowane przed i po realizacji.

                  

                   §15. 1. Kontrola finansowa obejmuje:

1)            zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2)            badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania
i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3)            prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa w pkt.1.

2. Kontrola finansowa wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie wymienionych w §3 kryteriów.

3. Kontrola finansowa realizowana jest poprzez:

1)            kontrolę wstępną, mającą na celu zapobieganie powstawaniu zjawisk odbiegających od przyjętych procedur, przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

2)            kontrolę bieżącą, przeprowadzaną na każdym etapie danego procesu, celem wyeliminowania zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m. in. na sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym, sprawdzeniu dokumentu księgowego czy wydatek mieści się w planie finansowym. Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym. Kontrola bieżąca sprawowana przez Głównego Księgowego polega w szczególności na dyspozycji środkami pieniężnymi, przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków, kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) przez Głównego Księgowego, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że: nie zgłasza się zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, a zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, gdyż jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. W razie ujawnienia nieprawidłowości Główny Księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

3)            kontrolę następcza, przeprowadzaną po zakończeniu danego procesu, która polega na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzenie, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i co należy zmienić.

               §16. 1. Wydatki publiczne powinny być dokonywane na cele i w wysokości przewidzianej w planie finansowym, zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, w sposób celowy i oszczędny, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, jako wynik i na warunkach wynikających z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

               2. Procedury przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków powinny zapewniać dokonywanie wydatków zgodnie z planem finansowym i obowiązującymi przepisami oraz zaciąganie zobowiązań w wysokości nieprzekraczającej planu finansowego.

  3. Procedury te dotyczą w szczególności:

1)       prawidłowego ustalania i wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia, nagród jubileuszowych, odpraw, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

2)       prawidłowego naliczania i odprowadzania na rachunek odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

3)       przestrzeganie ustalonych zasad naliczania i wypłacania diet radnym,

4)       dokonywania wydatków na podstawie dokumentów potwierdzających wykonanie dostaw, robót lub usług zgodnie z zawartą umową (co do zakresu, jakości
i terminu wykonania oraz uwzględniając prawidłowe rozliczenie powierzonych materiałów),

5)       przestrzegania zasad udzielania dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych.

4. Wstępna ocena celowości i gospodarności w zakresie wydatków obejmuje następujące etapy:

1)       zbieranie informacji;

2)       analizę zebranych informacji;

3)       określenie alternatywnych linii działania;

4)       wybór jednego rozwiązania;

5)       podjęcie ostatecznej decyzji.

5. Zbieranie informacji - na tym etapie należy rozważyć: Czy konieczne jest dokonanie planowanego wydatku? Co będzie potrzebne do wykonania zadania publicznego? Co można uzyskać na rynku do wykonania zadania? Jaki wydatek najlepiej zaspokoi potrzeby publiczne? Jaką kwotę będzie można maksymalnie wydać?

6. Analiza zebranych informacji - etap ten ma na celu stworzenie obrazu sytuacji bieżącej i formułowanie opinii na temat dotychczasowych rezultatów uzyskiwanych w danym obszarze działalności. Odrzuceniu podlegają rozwiązania nieodpowiednie (np. ze względu na cenę).

7. Określenie alternatywnych linii działania - w wyniku przeprowadzenia analizy szczegółowej, poszukuje się alternatywnych metod realizacji, świadczenia usług itp.

8. Wybór jednego rozwiązania - etap ten służy podsumowaniu wniosków wynikających z poprzednich etapów oraz przedstawieniu pozytywnej rekomendacji dla jednej z możliwości.

9. Podjęcie decyzji - podjęta decyzja jest podstawą do rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zakres wymaganej dokumentacji potwierdzający przebieg i wynik postępowania może być uzależniony od wysokości wydatku.

 

            §17. 1. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Zostali wyznaczeni pracownicy odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwego wykorzystania zasobów jednostki. Prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w rejestrach (księgach).

2. Na mechanizmy kontroli systemów informatycznych składają się:

1)       kontrola dostępu;

2)       kontrola oprogramowania systemowego;

3)       kontrola tworzenia i zmian w aplikacjach;

4)       podział obowiązków;

5)       ciągłość działalności;

6)       kontrola aplikacji.

3. Podstawową dokumentacją w powyższym zakresie jest dokumentacja techniczna i instrukcje obsługi oprogramowania stosowanego w jednostce.

5. W ramach podziału obowiązków dotyczących funkcjonowania systemów informatycznych ustalono administratora systemu oraz osoby odpowiedzialne za stosowanie poszczególnych programów.

6. W celu zapewnienia ciągłości pracy oprogramowania wykonywane są kopie oprogramowania oraz baz danych.

7. Zasady i procedury zatwierdzania aplikacji oraz mechanizmy kontroli ujęto w dokumencie o nazwie „Procedury zapewnienia bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych w Urzędzie Gminy Krzęcin”.

 

            §18. 1. Funkcjonujący system informacji i komunikacji zapewnia osobom zarządzającym oraz pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przypisanych im obowiązków, między innymi poprzez:

1)       zapewnienie bieżącej informacji,

2)       zapewnienie sprawnej komunikacji wewnątrz jednostki,

3)       zapewnienie komunikacji jednostki z podmiotami zewnętrznymi;

2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby informacje te były:

1)       aktualne (umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim czasie),

2)       rzetelne i kompletne (zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie
do oczekiwań odbiorcy danych),

3)       odpowiednio przetworzone i pogrupowane,

4)       zrozumiałe dla odbiorców informacji.

3. Za zorganizowanie właściwego systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej odpowiedzialny jest sekretarz.

 

            §19. Monitorowanie i ocena stanowią weryfikację obecności i funkcjonowania elementów kontroli zarządczej między innymi poprzez:

1)       monitorowanie systemu kontroli zarządczej,

2)       prowadzenie samooceny, procesu niezależnego od bieżącej działalności,

3)       uzyskanie corocznego zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

 

            §20. 1. Za funkcjonowanie oraz dokonywanie corocznej oceny stanu kontroli zarządczej w Urzędzie i Gminie odpowiedzialny jest wójt.

            2. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek.

             3. Odpowiedzialność za koordynację prac w obszarze Polityki Zarządzania Ryzykiem ponosi Skarbnik.

 

            §21. 1. Pracownicy biorą czynny udział w skutecznym i efektywnym funkcjonowaniu kontroli zarządczej, tj. poprzez właściwe wykonywanie powierzanych im obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

           2. Pracownicy zobowiązani są do przekazywania swoim przełożonym informacji, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej, w szczególności w zakresie:

a)     wykrytych nieprawidłowości i nadużyć;

b)     skarg klientów, beneficjentów i kontrahentów;

c)     innych istotnych różnic i odchyleń od działalności planowej.

          3. Pracownicy mają obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia kontroli zarządczej.

 

§22. 1. Kontrola zarządcza funkcjonuje na poziomie zewnętrznym i wewnętrznym.

2. Kontrola zarządcza zewnętrzna może być prowadzona jako:

1)       kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki; może być zlecana przez wójta,

2)       problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach,

3)       doraźna - rewizyjna, inspekcyjna, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,

4)       sprawdzająca - stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń
i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli;

3. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w ust. 2 i dotyczy komórek organizacyjnych Urzędu.

 

§23. Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez wójta wykonywać mogą również:

1)       Sekretarz Gminy,

2)       Skarbnik Gminy,

3)       pracownicy Urzędu na polecenie osób wymienionych wyżej, po pisemnym upoważnieniu przez wójta,

4)       podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno-prawnej, upoważnione do tego przez wójta, które zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audyt.

 

§24. 1. W Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności kontrolne.

2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez wójta.

3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli.

4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez wójta poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.

5.  Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza się informację o realizacji planu kontroli, która podlega zatwierdzeniu przez wójta i zamieszczeniu w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

6. Wzór rocznego planu kontroli stanowi załącznik nr 3 do Organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krzęcin oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych.

 

§25. Postępowanie kontrolne winno odbywać się według następujących zasad:

1)       zasady legalności postępowania, stanowiącej, że sama kontrola, jak i zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa, a odnośnie kontroli wewnętrznej - w przepisach wewnętrznych jednostki,

2)       zasady prawdy obiektywnej - zobowiązującej kontrolujących do dokonywania wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania wyników kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i zjawisk,

3)       zasada kontradyktoryjności - polegająca na możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich (zabezpiecza przed niepełnym badaniem i wyciągnięciem niewłaściwych wniosków).

 

§26. 1. Kontrole w formach wymienionych w §23 pkt 1-4, polegają na sprawdzeniu dokumentacji pod względem:

1)     formalnym,

2)     merytorycznym,

3)     rachunkowym.

2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz na zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę,                         a w szczególności na zbadaniu, czy:

1)     dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

2)     operacji dokonały upoważnione do tego osoby,

3)     dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione,

4)     treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa,

5)     czynność poprzedzona została zawarciem umowy, zleceniem, itp.,

6)     zawarcie umowy zostało poprzedzone postępowaniem przewidzianym
w obowiązujących przepisach (ustawy Prawo zamówień publicznych).

              3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie, itp., w szczególności zaś na zbadaniu czy:

1)     zlecana (zleceniem zewnętrznym lub wewnętrznym, umową, zamówieniem, itp.) do wykonania czynności co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania jest ujęta w planie,

2)     zlecenie wykonania czynności wybranemu podmiotowi gwarantuje rzetelne wykonanie co do ilości, jakości, terminu,

3)     ujęta w dokumencie czynność, jako wykonana, jest zgodna co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania ze zleceniem, zamówieniem, umową, itp.,

4)     normy zastosowane w obliczeniach do planów, zleceń, umów, zamówień, programów, itp. lub w wykonaniu ujawnionym na dokumencie, odnoszące się do jakości, ilości i kosztu jednostkowego są zgodne z normami obowiązującymi w chwili wykonania.

4. Kontrola dokumentów pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych w dokumentach.

 

§27. 1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie wystawione przez wójta lub wyznaczonego przez niego pracownika. Upoważnienie winno zawierać określenie:

1)       rodzaju kontroli, czasu jej trwania oraz numeru kontroli,

2)       zakresu tematycznego oraz okresu objętego kontrolą,

3)       podstawy prawnej wydanego upoważnienia,

4)       podmiotu kontroli,

5)       nazwisk osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli,

6)       kierownika zespołu kontrolnego, w przypadku wieloosobowego składu.

2. Kontrolujący, bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, przedkłada kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz informuje o przedmiocie kontroli i czasie jej trwania.

 3. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) jest zapewnienie kontrolującemu odpowiednich warunków do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli.

4. Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego.

 

               §28. Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:

1)     porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym
w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,

2)     ustalenie nieprawidłowości,

3)     ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych, tj. niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych, tj. zależnych od jej działania),

4)     sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,

5)     omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej.

 

§29. 1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu z kontroli.

2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.

4. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne.

5. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru protokołu powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.

6. Kierownik jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) może odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu 3 dni od daty przedłożenia protokołu przez kontrolującego pisemne wyjaśnienie co do przyczyn odmowy.

7. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania protokołu i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.

8. Kierownik kontrolowanej jednostki (komórki organizacyjnej) zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić wójta o podjętych działaniach.

 

§30. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:

1)       nazwę jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej),

2)       okres prowadzenia kontroli,

3)       imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień,

4)       określenie przedmiotu kontroli,

5)       termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych,

6)       ustalenia z przebiegu kontroli,

7)       określenie wydanych w toku wniosków i zaleceń,

8)       wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,

9)       określenie liczby egzemplarzy i podanie komu je dostarczono,

10)  miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej).

 

               §31. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy zobowiązani są do:

1)     zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, dostosowując ją do zakresu zadań i wielkości zasobów kierowanej jednostki,

2)     zapewnienia skuteczności kontroli zarządczej poprzez realizację określonych procedur, zasad etycznych. Wykonywanie powierzonych im zadań w sposób należyty, gwarantujący efektywność, skuteczność i legalność działalności kierowanej jednostki.

               2. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych zobowiązani są do ustanowienia zasad zarządzania ryzykiem w ramach prowadzonej działalności, w tym informowania właściwych pracowników Urzędu, sprawujących nadzór nad ich działalnością o istotnych zagrożeniach dla realizacji kluczowych celów działalności kierowanej jednostki.

 

               §32. W terminie do końca lutego każdego roku - kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do składania Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni wójtowi.              

               §33. W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej do końca kwietnia każdego roku wójt dokonuje oceny Systemu Kontroli Zarządczej.

 

              §34. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych do realizacji postanowień niniejszego zarządzenia oraz zapoznania podległych im pracowników z jego treścią.

 
informacje udostępnił:Dominik Szymczykowski
data udostępnienia: 2011-07-29 09:29:47
ostatnia modyfikacja: Dominik Szymczykowski 2011-07-29 09:37:28 »
drukuj wyślij link  

Dokumenty do pobrania:
 Polityka Zarządzania Ryzykiem (wprowadzono: 2011-07-29 09:34:18)
 Kodeks Etyki (wprowadzono: 2011-07-29 09:33:54)
wszystkie dokumenty >>
 
 
. .
BIP - liczba wejść: 303425